Suivi chiffre d'affaires

Date de création : 22/08/2023

Date de la dernière mise à jour : 17/05/2024

Cette interface de suivi vous servira à suivre l'ensemble des prestations réalisées par votre pôle et de suivre le chiffre d'affaires de celui-ci. 

La direction s'appuiera également sur ces éléments pour ses analyses et sa prise de décision.

Quoi : Récapitulatif de l’ensemble des prestations du pôle

Comment : 

• Prestation : Nommer la prestation

• Récurrent : Sélectionner Oui pour les prestations récurrentes, et Non pour les prestations ponctuelles

• Description : Champ optionnel, à renseigner pour apporter des précisions

• Référence Evoliz (Catalogue) : Indiquer la référence correspondante présente dans la liste des articles

A noter : Pour les prestations avec différents forfaits (sites, rédaction, SEO, etc), créer une prestation pour chaque forfait

Quand le remplir : À chaque création d’une nouvelle prestation 

Quoi : Récapitulatif de l’ensemble des prestations réalisées pour chaque client avec les paiement associés

Comment : 

• Projet : Sélectionner le projet*

• Récurrent : Sélectionner Oui pour les prestations récurrentes, et Non pour les prestations ponctuelles

• Prestation : Sélectionner la prestation

• Type d’affaire : Sélectionner le type d’affaire

• Date début : Indiquer la date de signature du devis pour les prestations ponctuelles et la date de lancement du forfait pour les prestations récurrentes

• Commentaires : Champ optionnel, à renseigner pour apporter des précisions

• Lien Evoliz Récurrent (optionnel): Pour les prestations récurrentes, ajouter le lien de la page Récurrence du projet

• Lien Zoho Récurrent : Pour les prestations récurrentes, ajouter le lien du devis

• Lien Zoho Devis : Ajouter le lien du devis

• Satisfaction : Sélectionner le niveau de satisfaction client

• Active : Sélectionner Oui si la prestation est en cours, et Non si la prestation a été arrêtée

• Etat Facturation : Sélectionner l'état

*Que faire si je ne trouve pas le projet dans le listing ?
Contacter le Responsable Administratif et Financier pour lui demander la création du projet

Quand le remplir : 

• Prévisionnel

  • Pour les forfaits : Au moment de l’envoi du devis, en se basant sur une estimation de la date de lancement

  • Pour les prestations ponctuelles : Au moment de l’envoi du devis

• Réel

Avant le 10 de chaque mois, contrôler les prestations renseignées

Quoi : Récapitulatif des factures de l’ensemble des prestations

Comment : 

• Séléctionner la prestation et cliquer sur Nouveau

• Effectif : Sélectionner Oui si la facture a été envoyée, et Non si la facture n’a pas été envoyée

• Date facture : Indiquer la date d’envoi de la facture

• Montant : Indiquer le montant HT de la prestation

• Lien facture : Ajouter le lien de la facture

• Logiciel Facturation : Sélectionner le logiciel depuis lequel la facture a été envoyée

• Commentaires : Champ optionnel, à renseigner pour apporter des précisions

• Date paiement : Indiquer la date d’envoi de la facture - champ renseigné par le Responsable Administratif et Financier

• Premier acompte : Cocher "Oui" si la facture est un premier acompte

A noter : 

Pour les prestations avec plusieurs acomptes, créer un paiement pour chaque acompte

Pour les forfaits mensuels, créer une ligne avec le montant mensuel, puis sélectionner cette ligne et cliquer sur le bouton “Ajouter 2024” pour ajouter toute l'année

Quand le remplir : 

• Prévisionnel

  • Pour les forfaits : Au moment de l’envoi du devis, en se basant sur une estimation de la date de lancement

  • Pour les prestations ponctuelles : Au moment de l’envoi du devis, en se basant sur une estimation de la facturation de chacun des acomptes

• Réel

Avant le 10 de chaque mois, contrôler les prestations renseignées sur le mois précédent, afin de vérifier qu’elles ont bien été facturées, avec le bon montant et cocher la case "Effectif"

Le rapprochement entre votre CA et Evoliz se vérifie dans l'interface sur ces 4 éléments :

1) Le mois de la facture

2) L'identifiant du projet (ex :"#125#)

3) La référence exacte de la prestation / de l'article (ou exception REDAC/SWEB)

4) Le montant HT

Si 2) et 3) sont les bons, et que les factures sont enregistrées côté Evoliz, vous pouvez voir dans le tableau "Factures Evoliz liées" les lignes des factures Evoliz correspondantes.

Si vous sélectionnez une ou plusieurs dates dans le tableau "CA déclaré", cela filtre le tableau "Factures Evoliz liées".

Trouver les erreurs

Avec la comptabilité, vous devez vérifier que votre CA correspond à la facturation, prestation par prestation.

Dans le tableau "Ecart Evoliz", vous trouverez l'ensemble des Ecarts (en bas de page)